Mondialisation des échanges, opportunités de marchés, investissements et partenariats avantageux, les besoins des entreprises en matière de sécurisation de leurs documents sont en constante augmentation.

Quels sont les objectifs de la légalisation ? Quelles sont les différentes formes de légalisation possibles ? Quels sont les atouts d’une traduction assermentée ? Tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation de vos documents privés ou publics. Suivez le guide !

Qu’est-ce que la légalisation de documents ?

La légalisation est une formalité dont l’objectif est de permettre à des documents français (actes officiels ou actes sous seing privé) de conserver et d’obtenir une valeur légale et officielle à l’étranger, en fonction du pays concerné.

Ainsi, les documents relatifs à un dépôt de brevet émis en France peuvent être par exemple légalisés pour conserver toute leur valeur légale auprès de l’administration concernée et l’ensemble des autorités dans le pays cible.

De la même manière, un acte officiel émanant d’un pays étranger devra être légalisé dans son pays d’origine pour être reconnu par les autorités en France.

La légalisation peut être nécessaire notamment dans le cadre d’appel d’offres, de dépôt de marque, de litige commercial, lors de la création d’une filiale ou encore pour une expatriation.

Quelles sont les formalités de légalisation ?

Pour effectuer des démarches de légalisation, vous disposez de plusieurs recours selon les règles diplomatiques en vigueur dans les pays visés.

1 – Démarche Classique :

Le document est d’abord légalisé par le Ministère des Affaires Étrangères à Paris (Bureau des légalisations) puis par le Consulat du pays concerné.

2 – Démarche simplifiée : l’Apostille :

Plus rapide que la procédure classique, l’apostille est une légalisation simplifiée réglé par la Convention de la Haye. Cette formalité ne peut être réalisée que par une Cour d’Appel en France. En pratique, la légalisation doit être réalisée par le service des Apostilles de la Cour d’Appel dont le notaire (en qualité de signataire de l’acte ou des documents concernés) relève.

Consulter la liste des Etats parties à la Convention de la Haye

3 – Dispense de légalisation :

Des accords bilatéraux entre certains pays permettent la dispense de légalisation tout en conservant la valeur officiel des documents en question. Ainsi, un acte français demeure valable tel quel en Italie, au Sénégal, ou encore au Brésil par exemple.

Consulter la liste officielle des conventions bilatérales portant dispense de légalisation

Les besoins de légalisation diffèrent d’un pays à l’autre. Les accords internationaux entre les pays étrangers et la France ne sont pas tous identiques, et les procédures peuvent présenter des particularités selon la nature des échanges.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette fiche récapitulative du droit conventionnel en matière de légalisation, ainsi que les différentes données en fonction des pays et documents transmis.

Les documents à légaliser

Tous les documents publics (acte d’État Civil, jugements…) et établis sous seing privés (acte de propriété, certificat INPI..) peuvent faire l’objet de demande de légalisation afin de conserver leur caractère officiel à l’étranger.

Ces documents sont notamment :

  • les actes d’état civil ;
  • les actes judiciaires (ex. jugements) ;
  • les actes administratifs (certificats de nationalité et extraits de casier judiciaire) ;
  • les actes à caractère commercial ou industriel (doivent être préalablement visés par la chambre de commerce et d’industrie (CCI)) : certificats de l’INPI, pouvoirs, Kbis, brevets, contrats commerciaux, etc. ;
  • les documents rédigés ou certifiés par des agents consulaires ou diplomatiques ;
  • les actes sous seing privé avec mention officielle : attestations sur l’honneur, reconnaissance de dettes, contrats, factures, lettres de recommandation, certificats d’hébergement, pouvoirs ;
  • les affidavits, documents et déclarations manuscrites enregistrés ou déposés dans des tribunaux judiciaires ;
  • les actes notariés et tous documents dressés par un auxiliaire de justice et officier public, tel qu’un notaire, avocat, huissier, etc. ;
  • les certificats médicaux (doivent être préalablement visés par le Conseil national de l’ordre des médecins) ;
  • etc.

Valeur ajoutée de la traduction assermentée

Votre contrat commercial vient d’être légalisé. Il est parfaitement reconnu par les autorités à Taïwan. Problème : sur place, personne n’y comprend rien !

Pour vos opérations à caractère commercial en particulier, il est vivement recommandé de procéder à une traduction assermentée de votre document français. Et parfois, c’est le Ministère des Affaires Etrangères qui l’exige pour faciliter la compréhension et l’usage dudit document à l’étranger.

La démarche consiste alors à faire traduire votre document par un traducteur expert, assermenté par la Cour d’appel. En sa qualité d’expert traducteur, il est le seul habilité à réaliser la traduction d’un document officiel et à en certifier l’authenticité.

Sur ce document traduit en français devront apparaître :
– le tampon du traducteur assermenté ;
– la signature apposée du traducteur assermenté ;
– un numéro de traduction.

Seconde étape, il s’agit alors de faire légaliser ce document traduit afin de lui conserver sa valeur légale à l’étranger.

Vous disposez dès lors d’un document français et de sa version traduite, tous deux légalisés pour les autorités étrangères du pays visé.

La légalisation, qu’elle soit dans sa forme classique ou d’apostille, reste soumise aux échanges diplomatiques entre pays. Il convient donc de bien se renseigner sur les démarches et formalités à accomplir, afin de pouvoir adresser un document conforme aux attentes du pays de destination.

Apostille, légalisation ou dispense, demandez conseil à votre agence de traduction juridique.
Par ailleurs, certaines rares agences de traduction juridique proposent à leurs clients un service de légalisation. Un gain de temps certains et l’assurance de ne pas se perdre dans les requêtes des administrations internationales !