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Comment obtenir un extrait Kbis en anglais ?

1 Juil 2022

En France, l’extrait Kbis constitue la carte d’identité d’une société. Il s’agit d’un extrait du registre du commerce et des sociétés délivré par le greffier du tribunal de commerce du lieu de l’immatriculation de la société. Ce document officiel et légal atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Les entreprises exportatrices doivent souvent pouvoir justifier leurs activités commerciales dans leur pays d’origine. Dans les relations internationales, devoir fournir la preuve de l’existence légale de votre entreprise n’est pas rare ! Mais est-il possible d’obtenir un extrait Kbis en langue anglaise ? Existe-t-il un document équivalent ?

Le Kbis à l’étranger

Quel est son équivalent ?

Le terme « Kbis » relève de l’expression typiquement française, qui provient de la référence de l’imprimé qui était originellement utilisé. La langue du commerce étant l’anglais, existe-t-il un équivalent anglo-saxon au « Kbis » ? Ce dernier peut être rapproché du « Certificate of incorporation »,  ou « certificat d’incorporation » en français, qui permet à une entreprise d’exercer ces activités sous son nom commercial. 

À retenir : L’équivalent de l’extrait Kbis délivré en France est le « Certificate of Incorporation ». Il est également possible de rencontrer les expressions « Company Identification » ou encore « Company Registration Certificate ».

Peut-on traduire le Kbis ?

Lorsqu’un gérant d’entreprise implanté en France doit attester de l’existence légale de son activité dans ses relations avec l’étranger, il ne peut évidemment fournir le document équivalent dudit pays… En effet, le Certificate of Incorporation n’est délivré qu’en cas de création d’une société sur le sol britannique !

Mais alors est-il possible de traduire un Kbis ? La réponse est oui : le « Kbis extract » est un justificatif professionnel (professional proof) parfaitement recevable. Simplement, l’expression étant typiquement française, il pourra être demandé sous une appellation différente (voir encadré ci-dessus). L’important étant que le traducteur trouve la formule équivalente la plus adéquate et, surtout, que les informations capitales soient bien transmises (Noms, raison sociale, SIRET, immatriculation, etc.).

Pourquoi traduire un Kbis ?

La traduction en anglais de son Kbis peut être utile dans bien des cas. Par exemple, lors d’opérations commerciales avec des partenaires étrangers et dans le cadre de relations entre fournisseurs (par exemple, votre société souhaite passer commande auprès d’un fournisseur étranger) ou en cas de souscription d’un contrat de prestation de services avec une entreprise implantée dans un pays étranger.

Comment traduire un Kbis ? (la traduction assermentée)

Il est fortement recommandé de faire appel à l’expertise d’un traducteur professionnel pour prendre en charge la traduction d’un extrait Kbis, et, avant tout, d’un traducteur assermenté. Comme expliqué dans l’article, l’expression « Kbis » peut ne pas être comprise par votre interlocuteur étranger. Or toutes les précautions seront prises par ce dernier, compte tenu de l’importance des informations demandées (nom et numéro d’enregistrement de la société, date de création, nature de l’entreprise, pays de localisation, existence ou non d’une procédure engagée à son encontre…). Le Kbis, rappelons-le, doit justifier de l’existence et de la fiabilité de votre activité commerciale. En tant que preuve officielle consignant des éléments clés liés à votre entreprise, véritable carte d’identité et seul document l’attestant officiellement, il est un laissez-passer à vos opérations commerciales !

Seul un traducteur expert sera en mesure de retranscrire, et non simplement traduire, un document équivalent, c’est-à-dire parfaitement intelligible par votre interlocuteur étranger. L’authentification par la signature et le sceau du traducteur est une preuve incontestable de son caractère officiel.

À RETENIR. Dans certains cas, la légalisation de la traduction du document officiel peut être demandée. Pour cela, il est nécessaire de faire traduire l’extrait Kbis par un traducteur assermenté (également appelé « traducteur certifié » ou « traducteur officiel »). Ce dernier est le seul professionnel de la traduction autorisé à apposer sa signature et son cachet à un document officiel, permettant alors d’attester sa conformité à l’original grâce à la mention « traduction certifiée conforme à l’original ». Ainsi, le document aura la même valeur juridique que le document d’origine. Il reprendra la présentation et l’ensemble des éléments du document initial.

L’extrait Kbis anglais s’appelle le Certificate of incorporation. Il contient les mêmes éléments que notre Kbis. Ce document est délivré par la Companies House, l’homologue britannique du Registre des commerces et des sociétés. Sa délivrance n’est possible qu’en cas de création d’une entreprise au Royaume-Uni. Dans les autres situations nécessitant de justifier de son activité, il peut être nécessaire de traduire en anglais son extrait Kbis. Lorsqu’il est requis de présenter ce document officiel, il convient alors au traducteur de fournir une transcription lisible et fiable. La traduction assermentée, réalisée par un expert, permet de fournir une traduction certifiée conforme à l’original.