Les cabinets de notaires se sont très vite ouverts à l’ère digitale, s’adaptant aux évolutions numériques pour gagner en efficacité, conserver et sécuriser les actes, ou encore optimiser les échanges et simplifier les procédures.
Quelle est la place de la digitalisation dans la profession ? En quoi révolutionne-t-elle le métier de notaire ? Comment remplir les conditions d’une bonne sécurité numérique et de la sécurité des données judiciaires ?
La transformation numérique de la profession notariale
Comme de nombreux secteurs d’activité et de professions libérales, la profession notariale a adopté la digitalisation dans un souci de modernisation et d’efficacité. En effet, la digitalisation consiste à remplacer les outils classiques par des outils informatiques modernes, voire de pointe.
La transition digitale à l’œuvre dans la profession notariale se traduit par la mise en place d’outils numériques spécifiques qui changent en profondeur la façon de travailler des services notariaux.
Ainsi, la dématérialisation de nombreuses tâches permet d’accroître la productivité des notaires et de répondre plus efficacement aux besoins des utilisateurs.
Les différents outils digitaux
Parmi les services digitalisés utiles à la profession, notons :
La signature électronique et le système d’authentification
La profession est la première à avoir mis en place ces deux procédures, qui facilitent et optimisent grandement les démarches, dès le début des années 2000 ! Ainsi les signatures électroniques sont certifiées (voir l’EIDAS et l’ANSSI).
La lettre recommandée en ligne
La dématérialisation de cet acte notarié, qui fait partie des documents les plus utilisés par les notaires, permet un gain de temps considérable. Elle offre la possibilité de transmettre des données par voie électronique tout en préservant la preuve d’expédition et de réception. L’utilisation d’un logiciel est possible, mais n’est pas obligatoire.
À retenir. Les applications en ligne utilisées par les notaires facilitent et accélèrent la rédaction d’actes.
L’AAE ou « acte authentique électronique »
L’acte authentique électronique remplace l’acte physique. Grâce à l’AEE, les actes et documents électroniques devant être conservés le sont dans un espace de stockage conséquent et sécurisé. En outre, l’archivage numérique rend les données davantage accessibles en les centralisant, au même titre que la téléprocédure.
La clé Real
La clé Real accompagne le notaire au quotidien. En premier lieu, elle permet aux notaires d’authentifier un acte électronique. Cet outil digital contient des données individuelles sensibles tout en étant garant de leur confidentialité. Appréciée par la profession, elle permet d’accéder à différents services (interface de DGFP, serveur MICEN, etc.) et à différentes applications propres au fonctionnement de la structure (traitement des actes, comptabilité) tout en bénéficiant d’une protection.
Ainsi, la digitalisation met à disposition de la profession des solutions informatisées qui visent, non seulement à augmenter la productivité, mais également à sécuriser les procédures. Les outils numériques de gestion et de travail en ligne sont intégrés aux diverses tâches de la profession, facilitant et sécurisant les nombreuses démarches quotidiennes.
Les opportunités de cette transformation
Appliquée à la profession, la digitalisation a permis de démocratiser le recours à un notaire par le public. En effet, la dématérialisation rend plus facile la réalisation d’actes. La démarche est non seulement efficace, mais sécurisée. Ainsi, le recours à un notaire ne concerne plus seulement, en premier lieu, les actes notariés obligatoires traditionnels propres, notamment, aux successions. Il remplit davantage son rôle de conseiller, en plus de la nécessité d’authentifier des documents.
Ainsi, la sécurisation des données et la confidentialité mise en place pour encadrer les échanges renforcent la relation de confiance entre le notaire et ses clients, toujours en quête de plus d’interactivités (concrètement : des réponses rapides à leurs questions ciblées). Les notaires peuvent donc compter sur la digitalisation de leur métier pour mettre en avant leur rôle de conseil.
La crise sanitaire comme levier de la digitalisation du secteur notarial
Son impact sur la profession se traduit par une accélération de la digitalisation des procédures et des échanges. En plus de la réalisation des démarches à distance, de nouveaux services sont apparus ou sont davantage sollicités, tels que la prise de rendez-vous sur des plateformes dédiées et surtout, les entretiens en visioconférence (via le fameux Zoom !).
Toutefois, la digitalisation se heurte à certaines limites ou contraintes. Tous les échanges ne peuvent être dématérialisés. Si les principales missions du notaire (la préparation et la signature de documents contractuels et le conseil) peuvent s’effectuer en ligne grâce à la dématérialisation des procédures et des échanges, il est crucial que ces derniers puissent être bien formés afin de se familiariser à ces nouvelles façons d’interagir. C’est là la principale contrainte de cette digitalisation. Sa prise en main n’est pas innée. L’adaptation demande un accompagnement. De même, la cybersécurité est un enjeu majeur qui doit suivre l’évolution rapide des transformations numériques. Mais plus que des contraintes, il s’agit de nouveaux défis pour la profession notariale !
Les services numériques sont des moyens rapides et sûrs d’échanger et de remplir les formalités réalisées par le notaire. Le processus de dématérialisation de la profession, à travers ses différents services notariaux, profite à tous ! Désormais, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour obtenir des actes notariés certifiés. En outre, la dématérialisation des actes et des documents leur permet d’être plus aisément conservés et selon une plus large sécurité.