Afin d’utiliser un document à caractère administratif dans un pays étranger, celui-ci doit faire l’objet d’une traduction assermentée. Mais dans certains cas, cela ne suffit pas. En effet, d’autres démarches, telles que l’apostille ou la légalisation, peuvent venir compléter le titre légal d’une traduction d’acte public ou privé..

La légalisation, un usage général

Destinée aux administrations étrangères, la légalisation passe par l’authentification de la signature, du nom, de la fonction du signataire et du sceau ou du timbre associé. Formalité payante, elle concerne les actes publics d’ordre judiciaire, notarié, administratif, état civil ou encore les actes sous seing privé, à savoir, les contrats, les attestations sur l’honneur, les factures ou les certificats.

En France, la légalisation s’effectue auprès d’un notaire, d’une mairie, d’une administration publique ou du bureau des légalisations du Ministère des Affaires Étrangères (MAE). Les actes industriels ou commerciaux sont contrôlés par la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) et les certificats médicaux par le Conseil national de l’ordre des médecins. À l’étranger, il faut s’adresser au consulat ou à l’ambassade du pays émetteur du document.

L’apostille, une procédure simplifiée

Dans certains pays, un document doit subir une série d’authentification afin d’être accepté par une administration ou une institution étrangère. Processus long et fastidieux, 114 états ont donc signé le traité de la Convention de La Haye ou Convention Apostille du 5 Octobre 1961 afin de simplifier la procédure de légalisation.

Le cachet de l’apostille permet d’attester, dans les pays membres, la véracité d’une signature, d’un sceau ou d’un timbre exclusivement sur des actes publics, notamment ceux d’état civil. Tout comme la légalisation, elle ne tient compte ni des éléments contenus dans un document ni de leur exactitude. Portée à la connaissance de l’État, l’apostille est une démarche administrative gratuite s’effectuant auprès du parquet général de la Cour d’Appel du lieu de délivrance de l’acte en question.

Deux démarches similaires

Les deux procédures possédant la même fonction, le choix entre la légalisation ou l’apostille dépend principalement de la nature du document à traduire, du pays et de l’administration destinataires. Certains actes peuvent être dispensés de légalisation, tandis que d’autres sont soumis à l’apostille. Toutes les traductions doivent être accompagnées des documents originaux, eux-mêmes pouvant être légalisés dans leur pays d’origine.

Légalisation ou apostille, une traduction d’acte public ne peut être réalisée que par un traducteur assermenté auprès d’une Cour d’Appel française. Pour être validée par les autorités concernées, sur l’acte d’origine ainsi que sur la traduction doivent toujours figurer le nom, le cachet et la signature du traducteur assermentée, ainsi que le numéro d’enregistrement de la traduction. Les traductions assermentées sont ensuite envoyées par courrier recommandé ou par le service DHL au pays destinataire.